Построил я тебе, Забава, летучий корабль ©
К вопросу об адекватности затрат. Представительскими расходами принято считать расходы организации на проведение официальных приёмов представителей контрагентов, как уже работающих в вашей организацией, так и потенциальных.
Что такое представительские расходы
В НК РФ им посвящены целых две нормы: пп.22 п.1 ст.264 НК РФ и п.2 ст.264 НК РФ, где раскрывается понятие и приводится перечень того, что можно туда «упаковать». Итак, к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика;
- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
- расходы на транспортную доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате; налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Однако, вопрос именно состава расходов НК РФ не расшифровывает и не регламентирует, хоть икрой своих контрагентов на завтрак кормите. Также не регламентированы количество участников, их состав, место проведения и т.д. О чём есть прекрасное письмо от Минфина №03-03-06/1/3120 от 22.01.2019 года.
Минфин вообще считает, что к представительским расходам могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами, как фактическими, так и потенциальными клиентами организации.
Какие расходы не являются представительскими
Но в каждой бочке мёда есть письмо Минфина, которое вносит свои коррективы в программу мероприятия. Так, согласно письму №03-03-06/1/796 от 01.12.2011 года, если после официальной части приёма учреждение проводит развлекательную программу для участников (прогулка на теплоходе, артисты, шоу барменов на фуршете), то понесённые затраты нельзя включать в базу по налогу на прибыль.
Также в ст.264 НК РФ прямо указано, что организация развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний не являются представительскими расходами. В случаях, когда «приём» делегатов длится несколько дней (и с конями и с огнями), расходы на размещение, кормление, программу минимум, которые выходят за рамки официального приёма (завтрака, обеда, ужина, фуршета — делового мероприятия по регламенту), не включаются в представительские.
Не стоит включать в представительские расходы организацию переговоров с представителями своих же собственных филиалов и представительств (смотрим судебную практику, особо одарённых уже наказали постановлением ФАС по делу №А33-26560/04).
Чем подкрепить свои траты и отбиваться от налоговой? Тут всё предельно ясно, есть ст. 252 НК РФ, так же в помощь письмо Минфина №03-03-06/1/675 от 01.11.2010:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
- отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются (не забываем о первичных документах для всех перечисленных в отчёте расходов):
- цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
- иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
Что еще?
Не забываем, что закон не требует обязательного включения в перечень документов поимённого списка представителей, участвующих в мероприятии. О чём есть судебная практика, смотрим постановление ФАС по делу №А55-17406/0551.
Нужно помнить, что достижение конкретных результатов в виде заключенной сделки в процессе проведения или по окончании встречи, не является обязательным условием признания расходов представительскими. Смотрим доводы Постановления ФАС от 29.03.2005 №А12-18384/04С36.
По поводу включения в стоимость представительских расходов спиртных напитков. Мы уже отметили, что состав не регламентирован, однако все расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены. То есть давайте по-честному, если вы пригласили представителей для заключения сделки на 100 рублей, а при этом накормили их «Хенесси» и устрицами на 500 — это не обоснованные расходы. В помощь письма минфина №03-03-06/1/3120 от 22.01.19; №03-03-06/1/176 от 25.03.10; №03-03-04/4/136 от 16.08.2006, а так же судебная практика. Интересное дело №А60-2408/2010С6, где суд даёт вполне ясную оценку применения норм ст.264 НК РФ, встав на сторону налогоплательщика.
Стоит отметить, что довольно много спорных ситуаций возникает и с учётом транспортных расходов. Так, в соответствии со ст.264 НК РФ, к представительским можно отнести расходы на транспортировку официальных лиц к месту проведения мероприятия и обратно. Контролирующие органы выступают против признания их в составе затрат — письмо Минфина №03-03-06/1/796 от 01.12.2011, №03-03-06/1/235 от 16.04.2007.
Однако, изучив судебную практику по этому вопросу, можно найти очень интересные дела, где судьи занимали позицию прямо противоположную налоговикам. Пример такой практики — дело №А58-1363/2012. Позиция суда такова: обеспечение проживания относится к их обслуживанию. Значит расходы, понесённые в соответствии с этими целями, вполне являются представительскими.
Стоит отметить позицию ФАС МО по делу №А40-99409/1013522. Здесь суд прямо объясняет, как нужно учитывать такие расходы, согласившись с доводами налоговиков в отношении невозможности отнесения к списку п.2 ст.264 НК РФ. Посчитав затраты спорными, суд прямо указал на возможность учёта этих затрат на основании пп.49 п.1 ст.264.
Прежде чем начать вычитать
Как мы видим, представительские расходы — тема очень неоднозначная. Вам как минимум стоит хорошо ознакомиться с позицией налоговиков и со сложившейся практикой, так как доказывать правомерность и обоснованность придётся именно Вам. Но при правильном подходе, представительские расходы — это интересный бизнес-инструмент. Стоит ли играть в игры или идти законным путём — решать только Вам. А пока, берегите себя и свой бизнес.
